Mindfulness, massagestoel en een eigen gym: steeds meer advocaten- en notarissenkantoren besteden aandacht aan de vitaliteit van hun medewerkers. Sommige hebben zelfs uitgebreide vitaliteitsprogramma’s ontwikkeld. Ook bij de Rechtspraak proberen ze het personeel fit en tevreden te houden. Hoe pakken ze dit aan en wat levert het op?
Toen medewerkers van Turnaround Advocaten uit Best in oktober via sociale media andere advocatenkantoren uitdaagden mee te doen aan een planking challenge reageerden verschillende kantoren enthousiast. Al snel werden er trots foto’s gedeeld van gestrekte advocaten op kantoortrappen en in gangen.
Advocatenkantoren hebben steeds meer aandacht voor vitaliteit, dat is de trend. Zo biedt Zuidaskantoor Stibbe medewerkers een vitaliteitsprogramma “met aandacht voor lifestyle, balans en energie door middel van inspirationals, workshops en mindfulness-sessies”, en met watertaps, sta-bureaus, deskbikes en elke dag fruit op de etages. Om ervoor te zorgen dat medewerkers goed in hun vel zitten organiseert NautaDutilh onder meer workshops als Better sleep en Young parenting die de balans tussen werk en privé bevorderen, en bekijkt het kantoor hoe het medewerkers kan leren stresssignalen beter te herkennen om burn outs te voorkomen, vertelde bestuurslid Petra Zijp in mei aan Mr.
Kickboksen en yoga
Ook het Amsterdamse advocaten- en notarissenkantoor Lexence doet er veel aan om zijn medewerkers fit, productief en creatief te houden. “Bij ons werken relatief veel jonge mensen. Zeker de generatie Y vindt het belangrijk om zich fit te voelen. Veel van hen sporten graag en letten goed op hun voeding”, zegt kandidaat-notaris Marieke Verkleij. Verkleij maakt deel uit van het twee jaar geleden in het leven geroepen innovatieteam. In het kader van innovatie wordt maandelijks een thema gekozen dat ook met sport te maken kan hebben.
In juni stond vitaliteit als thema centraal in de zogenoemde ‘Fit by Lexence’ maand. Medewerkers konden vier weken lang aan allerlei sport- en ontspanningsactiviteiten meedoen, waaronder een kickbokstraining en yogasessie. Een voedingsdeskundige kwam rond lunchtijd vertellen over gezonde voedingskeuzes.
Met de trap
Maar ook doorgaans is er bij Lexence veel aandacht voor vitaliteit, aldus Verkleij. Zo kunnen medewerkers zich wekelijks via intranet aanmelden voor een hardloop- of bootcamptraining. Om de week komt er een masseur naar kantoor om stoelmassages te geven. “Daar moet je snel bij zijn, want de massages zijn meestal meteen volgeboekt.” Meerdere collega’s gaan tussen de middag hardlopen. Zij kunnen gebruikmaken van de kleedkamers en douches op kantoor. En er is ook hier elke dag vers fruit op alle afdelingen, “en gember en citroen voor in de thee”.
Voor een hardloop- of bootcamptraining is Verkleij zelf niet zo snel te porren, maar aan de trap challenge die in oktober werd gehouden en in januari is herhaald, deed ze enthousiast mee. “Vóór de challenge nam ik soms de trap, nu bijna altijd. Ook veel collega’s zijn de trap blijven gebruiken.” Ook aan een andere challenge, die draaide om een week niet met de auto maar met het OV, de fiets of lopend naar kantoor te gaan, deed Verkleij mee.
Flexibiliteit
Bij De Roos Advocaten aan de Amsterdamse ‘Noordas’ hechten ze ook veel waarde aan vitaliteit en een gezonde werksfeer. “Onze huiskok Jaap zorgt elke werkdag voor een lekkere, gezonde lunch en we hebben een goed uitgeruste gym waar Nils Wijk, onze personal trainer, een all round programma biedt”, zegt ondernemingsrechtadvocaat Cornélie den Outer, die zelf ook graag veel sport en daarom regelmatig in de kantoorgym te vinden is. “Je kunt bijvoorbeeld ’s ochtends een uurtje alleen met Nils trainen, maar samen met collega’s afspreken kan ook. Soms sporten we buiten. Er zijn ook collega’s die liever naar een sportschool buiten kantoor gaan. Hun abonnement wordt door kantoor betaald.”
Maar heeft iemand geen zin in sport, dan is dat ook goed. “Ons kantoor is een zelfsturende, democratische organisatie waar iedereen veel ruimte krijgt om te beslissen hoe hij zijn tijd indeelt en te beoordelen hoe hij zijn klanten het beste kan bedienen.”
Walking meetings
Voor ontspanning zijn er eveneens allerlei mogelijkheden, aldus Den Outer. Ook bij haar op kantoor is er een massagestoel, waar een aantal collega’s volgens haar heel regelmatig gebruik van maakt. “Ons kantoor ligt vlakbij het bos, waar we af en toe walking meetings houden.”
In 2019 werden er enkele maanden wekelijks mindfulness-sessies op kantoor gehouden, een idee van een collega. Ook Den Outer deed mee. “Ik vond dat erg prettig.”
De aanpak en dienstverlening van haar kantoor worden door klanten gewaardeerd, zo horen Den Outer en haar collega’s regelmatig. “Het valt hen op hoe ontspannen en met persoonlijke aandacht we met hen en met elkaar omgaan.”
Actieteams
Ook binnen de Rechtspraak is er al langer aandacht voor vitaliteit. Zo was de rechtbank Gelderland een van de twintig organisaties die in 2018 deelnam aan het project Goed en Gezond Werken, dat in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid met trainings- en adviesbureau Schouten & Nelissen werd uitgevoerd om “een positief werkklimaat te versterken en werkstress en ongewenst gedrag aan te pakken”. Daartoe werden per organisatie actieteams met medewerkers uit de organisatie ingezet, die meerdere teams begeleidden en waarin zowel leidinggevenden als rechters en ondersteuning waren vertegenwoordigd.
De opbrengsten van het project: “een duidelijke stijging in de ervaren autonomie en persoonlijke efficiëntie. Ook is er een verbetering als het gaat om de mate van cynisme”, aldus de eindrapportage.
“Het mooie aan dit project is dat elk team zelf heeft vastgesteld wat de oorzaak van de hoge werkdruk is”, zegt senior HR-adviseur Anne-Lou Geessinck van rechtbank Gelderland. “Die oorzaak bleek per team anders te zijn. Zo werd volgens één team de hoge werkdruk vooral veroorzaakt door organisatorische aspecten, en is verbetering bijvoorbeeld mogelijk door de roosters aan te passen. Bij een ander team lag de oorzaak vooral in de manier van samenwerken.”
De kracht van het Goed en Gezond Werken-project is volgens Geessinck ook dat medewerkers zelf actief aan de slag gaan met oplossingen. “Zo sprak een team af om samen te bekijken hoe de teamleden elkaar beter feedback kunnen geven en nog meer gezamenlijke verantwoordelijkheid te voelen voor het werk dat er ligt.”
Minder verzuim
Ook over de pilot Persoonlijk Vitaliteits Budget, waaraan in 2018 medewerkers van twee teams mee hebben gedaan, zijn ze bij rechtbank Gelderland enthousiast, aldus Geessinck. Daarbij kreeg elke deelnemer een bedrag van 400 euro dat naar eigen inzicht mocht worden uitgegeven ter verbetering van de vitaliteit, mits de aanvraag hiervoor goedgekeurd werd door een speciaal hiervoor ingestelde projectgroep. “Voor de een kan dit sporten in de sportschool zijn, voor een ander een saunabezoek.”
Of dit project medewerkers echt vitaler maakt is moeilijk te meten, erkent Geessinck. “Maar in de twee teams bleek het ziekteverzuim bijna gehalveerd in het jaar van de pilot. Dit vonden we vooral opvallend omdat het verzuim in andere teams van onze rechtbank juist was gestegen. Alleen hierom al gaan we door met de pilot en breiden we deze zelfs uit met een derde team.”
Mindfulness
Komend voorjaar start rechtbank Gelderland daarnaast met mindfulnesstrainingen door een gecertificeerde trainer. “We hopen met dit initiatief medewerkers te helpen met het (beter) omgaan van (werk)stress. Voor degenen die zich aanmelden is deelname niet vrijblijvend. Deelnemers doen het er ook niet zomaar even bij. Ze zullen er driekwart uur per dag mee bezig zijn, deels ook thuis.”
Daarnaast worden er regelmatig activiteiten ter bevordering van de vitaliteit georganiseerd waar iedereen aan kan meedoen. “Zo worden er af en toe lezingen gehouden op het gebied van vitaliteit en zijn er stoelmassages. We kiezen elke maand een nieuw thema. Zo was er in oktober het thema ‘ontspannen en opladen’. Medewerkers konden bijvoorbeeld een yogasessie of een workshop ‘ontspannen’ volgen. Ze konden ook meezingen in het koor van het gerechtshof.
Het rechtbankbestuur hecht veel waarde aan vitaliteit en draagt dit uit door bijvoorbeeld zelf ook mee te doen aan yoga of een workshop.”
Aanstekelijk
En dan is er nog de ‘week van de vitaliteit’, die de rechtbank jaarlijks in november organiseert. “Medewerkers konden bijvoorbeeld rond lunchtijd verschillende workshops volgen zoals ‘Hoe voorkom je een dip rond 4 uur?’. Er was een wandeling door Zutphen met een rechtbankmedewerker die in haar vrije tijd gids is. En collega’s daagden elkaar uit om te squatten en planken. Een medewerker die vaak meedoet aan hardloopwedstrijden regelde dat er drie teams van de rechtbank meededen aan de Zevenheuvelenloop. Na afloop stond daarover een mooi artikel op intranet. Zoiets werkt aanstekelijk. De kans is groot dat zo’n initiatief wordt herhaald, vooral ook omdat het van de medewerkers zelf komt.”
Werkgeluk & jobcrafting
Ook in het notariaat is steeds meer aandacht voor vitaliteit. Zo organiseerde de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie KNB in november 2018 het symposium ‘De gelukkige kandidaat’, met aandacht voor mindfulness, werkgeluk en job crafting.
Al langer is duidelijk dat veel (kandidaat-)notarissen kampen met burn-outklachten. Reden voor de KNB om al meerdere keren onderzoek te doen naar mogelijke burn-outsignalen. Sinds enige maanden heeft het KNB-bestuur zelfs een portefeuille burn-outpreventie.
Welke notariskantoren op dit moment uitgebreide vitaliteitsprogramma’s bieden aan hun medewerkers is bij de KNB niet bekend. “De KNB doet momenteel onderzoek naar de ondersteuning die notariskantoren nodig hebben bij burn-out preventie”, zegt KNB-manager Praktijkzaken Willem Geselschap. “De commissie die hier onderzoek naar doet hoopt het KNB-bestuur in mei te kunnen adviseren. Het bestuur zal dan kijken naar het advies en de daarin opgenomen aanbevelingen. Dit zal daarna met de ledenraad van de KNB besproken worden. Dat zal niet eerder zijn dan eind september. Kort daarna zal het bestuur de nodige acties uitzetten.”
