Coronavirus: OR, wees alert op wijzigingen in sociaal beleid

“Nederland is ziek” zei onze premier in aanloop naar de door het kabinet aangekondigde maatregelen om het corona-virus te beteugelen. Dit betekent ook dat er sprake is van zieke ondernemingen en zieke werknemers. In ons blog “Corona: Rol OR bij reorganisaties en herstructurering” hebben wij de rol van de OR toegelicht bij maatregelen van “zieke ondernemingen” die zien op adviesplichtige onderwerpen. Voor wat betreft de vragen die specifiek zien op de “zieke werknemer” verwijzen wij graag naar ons blog “Ziek of mogelijk ziek door Corona”. In dit blog gaan wij in op de rol van de OR bij wijzigingen van regelingen die zien op het sociale beleid in brede zin. Daarin zullen we ook duidelijk maken, dat deze anders kan worden in een noodsituatie als de huidige, waarin alles stil lijkt te vallen en er onmiddellijk moet worden gehandeld.

Wanneer heeft de OR instemmingsrecht

Bij sociaal beleid wordt vaak in de eerste plaats gedacht aan beloning, beoordeling en opleiding van medewerkers. Het sociaal beleid is echter breder en ziet ook op een voorgenomen besluit voor vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of re-integratiebeleid, een veilige en gezonde werkplek, een arbeids-of rusttijdenregeling of een regeling die ziet op het verwerken van persoonsgegevens. In art. 27 WOR is een limitatieve lijst openomen van onderwerpen die instemmingsplichtig zijn. Uitgangspunt daarbij is dat de OR geen instemmingsrecht heeft bij de vaststelling, wijziging of intrekking van primaire arbeidsvoorwaarden, zoals de hoogte van het salaris. Ook heeft de OR geen instemmingsrecht als de betrokken aangelegenheid voor de onderneming al inhoudelijk is geregeld in een cao of een regeling van arbeidsvoorwaarden vastgesteld door een publiekrechtelijk orgaan.

Vaststelling wijziging of intrekking van een regeling

Het instemmingsrecht van de ondernemingsraad ziet op regelingen die gelden voor alle medewerkers of een groep medewerkers van de onderneming. De regeling moet een duurzaam karakter hebben. Regelingen die incidenteel of voor slechts een korte duur voor een groep medewerkers zullen gelden, vallen in beginsel niet onder het instemmingsrecht. Regelingen ten aanzien van individuele medewerkers vallen niet onder het instemmingsrecht. De OR heeft immers geen vertegenwoordigingsbevoegdheid. Dit betekent dat de instemming van de OR niet de instemming van de individuele medewerkers vervangt en dat met de OR gemaakte afspraken niet (automatisch) doorwerken in de individuele arbeidsovereenkomsten. In ons blog “Corona: Wijziging arbeidsvoorwaarden” lichten wij toe of en wanneer de werkgever individuele arbeidsvoorwaarden kan wijzigen.

Pilot

Als een regeling als proef of als pilot tijdelijk wordt ingevoerd met als doel vast te stellen of de regeling, al dan niet in aangepaste vorm, in de gehele organisatie volledig moet worden ingevoerd, kan echter wel sprake zijn van een instemmingsrecht. De OR moet dan ook alert zijn als in het kader van de corona-crisis tijdelijke maatregelen, al dan niet onder het mom van een pilot, worden voorgesteld. Het is dan belangrijk en verstandig afspraken met de ondernemer te maken over de duur van de pilot, de evaluatie van de pilot en de daaraan ten grondslag liggende criteria. Steeds moet vast staan dat het gaat om noodmaatregelen van beperkte duur. Dit om te voorkomen dat tijdelijk crisismaatregelen ineens bestendig beleid worden.

Afspraken maken

Het corona-virus heeft een groot risico voor de gezondheid van de medewerkers. De werkgever is niet alleen op grond van de WOR en de Arbowetgeving maar ook in het kader van het goed werkgeverschap verplicht zorg te dragen voor een in alle opzichten veilige werkomgeving.

Tip:    Ondernemer en OR moeten snel met elkaar om de tafel om de impact van het corona-virus op de organisatie in kaart te brengen. Het is verstandig daarbij de WOR op tafel te leggen en gezamenlijk de limitatieve lijst van instemmingsplichtige onderwerpen in de zin van artikel 27 WOR stuk voor stuk langs te lopen.

Daarbij moeten de op dat gebied bestaande regelingen goed tegen het licht gehouden worden om te zien of deze nog actueel zijn dan wel (tijdelijk) aanpassing behoeven. Anders dan bij het adviesrecht, ziet het instemmingsrecht niet op belangrijke wijzigingen. Eventueel moeten nieuwe regelingen worden opgetuigd.

Ook wanneer sprake is van een wijziging van de arbeidsomstandigheden, zoals bijvoorbeeld in het geval van werktijdverkorting, heeft de OR alleen instemmingsrecht wanneer dit niet ziet op individuele werknemers.

Wanneer bijvoorbeeld werknemers in de zorg extra diensten moeten draaien, kan sprake zijn van een wijziging van een regeling die ziet op een arbeid- en rusttijdenregeling of vakantieregeling. Afspraken over een dergelijke regeling vallen onder het instemmingsrecht van de OR, als deze verder gaan dan afspraken met individuele werknemers.

De ondernemer kan in het kader van de corona-kwestie ook afspraken maken met de OR over de inzet van de preventiemedewerker, hygiënevoorschriften en de bedrijfsarts. Er hoeft dan niet altijd sprake te zijn van een wijziging van een regeling. Een gewijzigde toepassing van de bestaande regeling valt in het algemeen niet onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad. Dit onderscheid is niet altijd gemakkelijk te maken en is mede afhankelijk van de formulering en reikwijdte van de bestaande regeling.

Thuiswerken

Als een werknemer na een werk- of vakantiebezoek uit een risicogebied terugkeert en geen ziekteverschijnselen vertoont, is er geen reden om hem niet toe te laten op het werk. Als de werkgever het zekere voor het onzekere wil nemen kan hij in individuele gevallen afspraken maken over thuiswerken. Ook mag de werkgever de werknemer betaald verlof geven. Dat zijn individuele afspraken waar de OR niet over gaat. Besluit de werkgever, al dan niet op initiatief van de OR, een regeling voor thuiswerken op te tuigen, dat heeft de OR wel instemmingsrecht. Er zal dan immers sprake zijn van voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen. Meer hierover leest u in ons blog “Corona: Thuiswerken”. Aan te raden is overigens dat de OR de ondernemer adviseert de RIVM, overheidsadviezen en branche aanbevelingen te volgen of daar op vooruit te lopen om achteraf gedoe over een te lakse houding voor te zijn. Daarbij raden we steeds aan wel het hoofd koel te houden. De continuïteit van de onderneming is immers ook een kerntaak van de medezeggenschap.

Privacy

Omdat het instemmingsrecht ziet op het sociale beleid en een gezonde en veilige werkomgeving van de werknemer in het bijzonder is het in het kader van het corona-virus belangrijk dat de privacyaspecten, zoals voorgeschreven in de AVG, op een juiste wijze worden nageleefd. In onze blogs “Corona: Thuiswerken” en “Ziek of mogelijk ziek vanwege Corona” wordt nader op het belang van de privacyaspecten ingegaan.

Zorgtaak OR

De OR hoeft overigens niet achterover te leunen en te wachten tot de ondernemer maatregelen neemt om bijvoorbeeld wijktijdverkorting te faciliteren. Op grond van artikel 28 WOR heeft de OR een zorgtaak. Dit houdt in dat hij zoveel als mogelijk de naleving van de voorschriften op het gebied van arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en arbeids- en rusttijden bevordert.

Versneld instemmingstraject

Instemmingstrajecten worden vaak als ingewikkeld en tijdrovend ervaren. Veel werkgevers zijn dan ook huiverig voor dergelijke trajecten. Met name ook omdat het om veelal voor het personeel gevoelige onderwerpen gaat en zij het voorgenomen besluit alleen mogen uitvoeren als de OR daarmee heeft ingestemd, dan wel de kantonrechter plaatsvervangende instemming heeft verleend. Die angst is vaak onterecht. Hoewel in de WOR geen termijn voor het besluit van de OR op een instemmingsverzoek is opgenomen, geldt als uitgangspunt dat de OR zich constructief moet opstellen en het medezeggenschapsproces niet mag vertragen. Uiteraard dient de ondernemer op zijn beurt de OR voldoende in de gelegenheid te stellen om zijn medezeggenschapstaken uit te kunnen voeren. In noodsituaties gelden ook andere afwegingen en is het veel beter steeds nauw met elkaar op te trekken, zodat de formaliteiten geen belemmerende rol spelen. Dat betekent niet, dat er niet meer nagedacht hoeft te worden en dat er geen overleg moet zijn. Onze ervaring is dat als de OR tijdig wordt geïnformeerd en goed wordt betrokken hij, zeker in een crisissituatie, bereid zal zijn bijzonder snel te schakelen. Dat is belangrijk met name ook voor het voor de wijziging benodigde draagvlak van de medewerkers.

Van de werkgever mag dan op zijn beurt worden verwacht dat hij de OR tijdig over alle voor hem in het kader van het instemmingsverzoek relevante informatie (zulks ter beoordeling van de OR) voorziet en de OR-leden voldoende tijd en gelegenheid biedt om zich hierop te kunnen focussen. Het is dan aan de ondernemer om leidinggevenden en collega’s hierover te informeren en voor een  eerlijke verdeling van de werkdruk te zorgen.

Heeft u vragen over de positie en rol van de medezeggenschap bij noodmaatregelen in verband met het coronavirus dan denken wij graag met u mee. U kunt ons snel bereiken via onze helpdesk ……

Renée Huijsmans, advocaat Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen & Barbara van Dam-Keuken paralegal Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen