Het kabinet heeft op 23 maart 2020 bekend gemaakt dat een deel van de maatregelen om verspreiding van het coronavirus in te perken, wordt verlengd tot in elk geval 1 juni 2020. Hoewel dit vooralsnog niet expliciet geldt voor de verplichting om medewerkers – waar dat mogelijk is – thuis te laten werken, is het zeker denkbaar dat ook deze maatregel zal worden verlengd. Van een kortstondige tijdelijke maatregel is dan geen sprake meer. Dit heeft voor u als werkgever een aantal belangrijke gevolgen o.a. voor wat betreft de toepassing van de arboregels.
We kennen allemaal het beeld van de werknemer die met een laptop aan de keukentafel zit. Maar, is dit arbo-technisch wel vol te houden? In dit blog staan we stil bij deze en twee andere vragen die aan de orde komen bij langdurig thuiswerken. De tweede vraag die we bespreken is hoe u als werkgever de voortgang van de werkzaamheden kan monitoren? Tot slot staan we stil bij de vraag in hoeverre een medewerker naar eigen inzicht kan bepalen of hij/zij vanuit huis gaat werken.
Hoe verhoudt thuiswerken zich tot de arboregels?
Ook als medewerkers vanuit huis werken, is een deel van de arboregels gewoon van toepassing. Doel hiervan is deze medewerkers ook thuis een gezonde werkplek te bieden en zo het risico op uitval te beperken. Voldoet een werkplek niet aan de arboregels en leidt een medewerker hierdoor schade dan bent u als werkgever hiervoor in beginsel aansprakelijk.
Twee belangrijke arboregels die gelden als medewerkers vanuit huis werken zijn: de verplichting om te zorgen voor een ergonomisch ingerichte werkplek en het voeren van een beleid op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting (onder meer werkdruk).
Ergonomisch ingerichte werkplek
Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet dient u er als werkgever voor te zorgen dat uw medewerker beschikt over een ergonomisch verantwoord ingerichte werkplek. Dit betekent dat u dient te zorgen voor de juiste arbeidsmiddelen, zoals een ergonomisch(e) stoel, bureau en/of toetsenbord. Ook dient u de werknemer instructies te geven over een juiste werkhouding (denk aan een juiste bureauhoogte en goede instelling van een bureaustoel) en de verlichting van de werkplek.
De hiervoor beschreven verplichting bestaat ook als medewerkers vanuit huis werken, tenzij toepassing van deze regels in redelijkerwijs niet van de werkgever kan worden gevergd. Dit laatste kan zich voordoen als medewerkers bijvoorbeeld slechts incidenteel vanuit huis werken.
Mocht besloten worden om ook de thuiswerk-maatregel te verlengen, dan gaan wij ervan uit dat een werkgever van wie de medewerkers thuis moeten werken in beginsel gehouden is de arboregels na te komen. Als goed werkgever en uit hoofde van de verplichtingen die voortvloeien uit de arbeidsomstandighedenwet zult u dus in actie moeten komen. Hoe ver dit gaat, verschilt per situatie en hangt af van wat redelijkerwijs van u als werkgever kan worden gevergd. Maar uw medewerkers de komende twee maanden op een laptop aan de keukentafel laten werken, dat zal in principe niet volstaan.
Wat moet u doen om te voldoen aan de arbeidsomstandighedenwet?
- Informeer uw medewerkers actief hoe zij hun thuiswerkplek het beste kunnen inrichten. Probeer deze informatie zo praktisch en toegankelijk mogelijk aan te bieden. Bijvoorbeeld door middel van een video of een infographic.
- Stuur een checklist naar al uw medewerkers aan de hand waarvan zij hun werkplek zelfstandig kunnen controleren. Beschikken ze over een los toetsenboord, een geschikte bureaustoel, staat het bureau op de juiste hoogte afgesteld, is de verlichting op orde etc.
- Bied medewerkers de mogelijkheid om desgewenst hun thuiswerkplek op afstand te laten controleren via een videoverbinding.
- Inventariseer aan de hand van de checklist en de eventuele controles welke medewerkers niet beschikken over een geschikte thuiswerkplek en stel aan hen gericht middelen ter beschikking (bijvoorbeeld computers en bureaustoelen die momenteel ongebruikt op kantoor staan).
- Het is voorts belangrijk dat u de komende periode doorlopend aandacht aan de juiste inrichting van de werkplek blijft besteden. Dit kan bijvoorbeeld door wekelijks een bericht op intranet te plaatsen met praktische tips.
Psychosociale arbeidsbelasting
Een andere belangrijke verplichting die voor u als werkgever voortvloeit uit de Arbeidsomstandighedenwet behelst het voeren van een beleid gericht op voorkoming (en indien dat niet mogelijk is: beperking) van psychosociale arbeidsbelasting van uw medewerkers. Dergelijk beleid moet onder andere zien op het beperken van de werkdruk.
De werkdruk is bij thuiswerken een belangrijk aandachtspunt. Als iedereen vanuit huis werkt, is het voor u als werkgever immers lastiger om tijdig te signaleren dat mensen overbelast raken. Het risico van overbelasting is onder de huidige omstandigheden versterkt. Veel medewerkers moeten nu zorgtaken voor hun kinderen combineren met hun werk door het sluiten van de opvang en scholen. Maar ook mantelzorgers kunnen extra druk ervaren doordat hulp van buitenaf is beperkt of weggevallen, zodat de extra zorgtaken naast de eigen werkzaamheden komen. Niet alleen vanuit de Arbeidsomstandighedenwet maar ook vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap zal u hier rekening mee moeten houden.
Wat kunt u doen?
- Zorg ervoor dat u regelmatig, bijvoorbeeld iedere week, expliciet navraag doet bij uw werknemers naar de werkdruk. Dit kan bijvoorbeeld in een teamvergadering. Besteed daarnaast extra aandacht aan werknemers die zwaarder worden belast dan anders, zoals alleenstaande ouders.
- Betracht als werkgever de nodige flexibiliteit en vraag van uw medewerkers niet het onmogelijke.
Monitoren voortgang werkzaamheden bij thuiswerken
Als (een deel van) uw medewerkers de komende twee maanden vanuit huis moet werken, kan het een hele uitdaging zijn om de voortgang van de werkzaamheden goed te monitoren. Het snel even langslopen is er niet bij. Zorg er dan ook voor dat u met uw medewerkers goede afspraken maakt over de onderlinge verwachtingen bij het thuiswerken. Denk hierbij aan onderwerpen als bereikbaarheid, werkverdeling, rapporteren etc. Daarbij zal ook rekening gehouden moeten worden met de thuissituatie van eenieder. Goed werkgever- en werknemerschap brengt mee dat van beide kanten de nodige flexibiliteit mag worden verwacht.
Indien het maken van afspraken niet goed mogelijk blijkt, dan heeft u als werkgever de ruimte om de nodige instructies te geven. Volgt een medewerker dergelijke instructies niet op, spreek hem of haar hier dan op aan en tref indien nodig passende maatregelen. Wat passend is, verschilt per situatie. Zorg er in elk geval altijd voor dat de afspraken of instructies schriftelijk worden vastgelegd.
Indien u momenteel al gebruikmaakt van software om de prestaties van uw medewerkers te monitoren, dan kunt u die onverkort blijven gebruiken. Wilt u echter met het oog op de komende thuiswerkperiode een dergelijk middel gaan gebruiken, dan moet u het voorgenomen besluit daartoe ter instemming voorleggen aan de ondernemingsraad, als deze in uw organisatie aanwezig is.
Kan een medewerker naar eigen inzicht thuis werken?
Het antwoord op deze vraag is in beginsel ‘nee’. Dat neemt niet weg dat u als werkgever niet zomaar voorbij kan gaan aan de oproep van de regering. Als het echt noodzakelijk is dat een medewerker op het werk verschijnt, dan dient u dat als werkgever te kunnen onderbouwen. Ook dient u ‘maximale voorzorgsmaatregelen’ te treffen om besmetting op de werkvloer te voorkomen. Weigert de medewerker desondanks om op het werk te verschijnen, zonder daarvoor een goede reden te hebben? Dan kan dit werkweigering opleveren en een reden zijn om de medewerker geen loon te betalen voor de tijd die hij niet heeft gewerkt.
Meer weten?
Heeft u na het lezen nog vragen over wat voor u de mogelijkheden zijn, of heeft u andere vragen gerelateerd aan het coronavirus? Neem dan contact op met onze specialisten uit het multidisciplinaire team.
