Papa, strafrechtadvocaat, werkt al sinds half maart thuis. Op de keukentafel liggen zijn laptop en een stapel dossiers. De tienerkinderen komen uit school en bladeren door het forensisch sectierapport van een moordslachtoffer terwijl pa een rondje aan het hardlopen is. Spannend verhaal voor de klasgenoten! Zij kennen de zaak intussen van haver tot gort, want papa voert dagelijks luide telefoongesprekken met zijn gedetineerde cliënt, terwijl hij ijsbeert door de keuken. Hij gebruikt de huistelefoon, die niet is aangemeld als geheimhoudersnummer. Op kantoor heeft hij afgesloten brandwerende kasten en een stevig alarmsysteem, thuis niet. Thuis ligt het dossier met de naam van de cliënt erop in de vensterbank aan een drukke straat.
Uit het leven gegrepen? Laten we hopen van niet.
De advocaat is verplicht tot geheimhouding (Gedragsregel 3, lid 1) en hij neemt passende maatregelen ter handhaving van de vertrouwelijkheid en de communicatie met de cliënt of derden (lid 2). Lid 2 is er met de wijziging van de gedragsregels in 2018 bij gekomen. De keuze van communicatiemiddelen, opslag van data en verwerking van data moet state of the art zijn. Je kunt je afvragen: zijn papieren dossiers, met alle risico’s van rondslingeren, van de fiets af vallen en auto-inbraken, dan nog wel van deze tijd? Of moet de flexibel werkende advocaat in coronatijden kiezen voor een versleutelde beveiliging van alle geheimhoudersstukken en alleen nog maar digitaal werken? De transitie van papier naar digitaal gaat razendsnel. Zelfs de rechtspraak heeft KEI niet meer nodig om digitaal te werken en de laatste faxfabrikanten gaan weldra failliet.
De geheimhoudingsplicht is pas in 2015 in de Advocatenwet opgenomen en staat nu ook als kernwaarde in artikel 10a Advocatenwet. Al het noemen van de naam van een cliënt kan een inbreuk op de geheimhoudingsverplichting zijn (HvD 4 feb 2019, ECLI:TAHVD:2019:28). Er is dus voorzichtigheid geboden bij het werken aan de keukentafel. Schending van de geheimhouding is een misdrijf (272 Sr).
De Orde geeft ons regels en modellen voor het inrichten van ons ‘kantoor’. De Verordening op de advocatuur (Voda) geeft in hoofdstuk 6 regels voor de ‘Kantoororganisatie’. Het model kantoorhandboek van de Nova richt zich op het ‘kantoor’ met openingstijden en een receptie. Deze stukken verdienen een aanpassing aan deze moderne manieren van werken. Nu veel advocaten post-corona steeds minder op kantoor komen, of zelfs geen kantoor meer hebben, is het wellicht beter om van ‘praktijkorganisatie’ te spreken en de regelgeving en de modellen daarop aan te passen.
Moeten we die tieners dan maar de deur uit doen? Niet om die reden. De advocaat moet wel ‘extra behoedzaam’ zijn om de geheimhouding te waarborgen bij het bellen in een openbare ruimte (toelichting op Gedragsregel 4). Vanzelfsprekend geldt deze regel ook voor Zoom- en Teamsgesprekken. Maar heeft u al eens een videogesprek gevoerd zonder dat er een kind of hond in beeld kwam?
