Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT Toolbox (GIBIT)

De GIBIT-Toolbox helpt gemeenten bij het professioneel uitvoeren van de inkoop van ICT-diensten en –producten en maakt deel uit van het inkoopbeleid van gemeenten. Vanaf 1 december 2020 ligt de nadruk op het daadwerkelijke gebruik ervan. Dit is de reden voor het herladen van het ‘merk’ GIBIT. Niet langer staat het voor Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT, maar voor Gemeentelijke inkoop bij IT Toolbox. Het gaat er immers om dat we er met z’n allen mee gaan werken!                                                      

VNG Realisatie heeft samen met de werkgroep GIBIT de GIBIT-Toolbox tot stand gebracht. Onder andere met NL Digital is er in dit kader gewerkt aan het leveranciersvriendelijker maken van de GIBIT-voorwaarden.

Volgordelijkheid

De basis van de GIBIT-Toolbox wordt gevormd door de overeenkomstgenerator. Dit is als het ware de spil waarom alles draait. Het is ook het startpunt. Gebruik eerst de overeenkomstengenerator. Als u dat hebt gedaan, komen artikelen en toelichtingen beschikbaar en kunt u daarmee verder. (denk bijvoorbeeld aan de Gemeentelijke inkoopvoorwaarden en de artikelsgewijze toelichting). De voorwaarden en de toelichting worden meegeleverd nadat u de hoofdovereenkomst heeft gemaakt in de overeenkomstengenerator.

De Taskforce Samen Organiseren en het Strategisch Beraad van VNG hebben in 2020 positief geadviseerd om de GIBIT-Toolbox vast te stellen als gemeentelijke standaard op het niveau ‘pas toe of leg uit’. Op 10 december 2020 besluit het College van Dienstverleningszaken (CvD) hierover. Bij een positief besluit, betekent dit dat alle gemeenten de GIBIT-Toolbox gebruiken tijdens het verwervingsproces van ICT-producten of diensten, tenzij gemotiveerd kan worden dat de toepassing daarvan niet passend of gewenst is. De VNG adviseert om over de wijze van toepassing van de standaard ‘pas toe of leg uit’ in het ICT-Jaarverslag aan de gemeenteraad te rapporteren.

Flexibiliteit

Door niet alleen de GIBIT-voorwaarden, maar de volledige GIBIT-Toolbox tot standaard te verklaren, wordt duidelijk dat de GIBIT niet in alle gevallen ‘van A tot Z’ hoeft te worden toegepast. In veel situaties is het juist wenselijk om ervan af te wijken. Het kan immers zo zijn dat bepaalde vangnet bepalingen in de GIBIT niet relevant zijn, of juist aanscherping behoeven. Bovendien is het voorstelbaar dat het in sommige gevallen niet proportioneel is om bepaalde waarborgen of verantwoordelijkheden van leveranciers te verlangen. Niet-toepassingsgericht gebruik van de GIBIT-voorwaarden kan er ten slotte toe leiden dat op een uitvraag minder of geen aanbiedingen van leveranciers volgen.

Veel gemeenten hebben ondertussen de GIBIT – veelal bij collegebesluit – vastgesteld als een standaard die in beginsel moet worden gehanteerd. Sommige collegebesluiten zijn echter onduidelijk over de mogelijkheden tot afwijking, wat noch van belang is voor opdrachtgevers, noch voor leveranciers. Er moet immers ruimte zijn om de GIBIT-voorwaarden zodanig toe te passen dat (precies) datgene kan worden gevraagd wat nodig is om een specifieke ICT Prestatie succesvol te kunnen gebruiken. De Overeenkomstengenerator en andere ondersteunende documentatie uit de GIBIT-Toolbox helpen opdrachtgevers bij het maken van keuzes over waar wel, en waar niet van de GIBIT-voorwaarden af te wijken.